ایمیل زدن و حواشی

آخرین به روز رسانی در تاریخ 23 تیر 1399

ایمیل زدن به اساتید یکی از مهم ترین مراحل در کل پروسه اپلای هست. من تو این متن قصد دارم نظرات شخصیم در این رابطه رو باهاتون به اشتراک بذارم. مسلما با تجربه شخصی خیلی ها می تونه متفاوت باشه که البته این تناقضات خیلی طبیعیه چون ما کاملا با یه مساله کیفی روبرو هستیم که به خیلی عوامل بستگی داره، استاد هایی که ایمیل ها رو بررسی می کنن آدم های متفاوت با میزان و سنجش های متفاوت هستن، دلایلی که پشت ایمیل های جواب داده نشده هست مبهمه ، استنباط شخص در حال اپلای متفاوته و خیلی عوامل دیگه باعث میشه که نسخه پیچیدن در این رابطه نهایتا زیاد منصفانه نباشه. به همین دلایل به نظر من مهمترین ویژگی که باید رعایت بشه در طی این پروسه، صبر هست و دقت در پترن اتفاقاتی که می افته.

سوالات متدوالی که پیش میاد اینکه، طول ایمیل چقد باید باشه؟ چقد باید بگذره که بتونیم برای استاد ریمایندر بفرستیم؟چه مواردی باید ذکر بشه و خیلی سوال دیگه که بهشون می پردازیم.

اولین قدم برای ایمیل زدن به یه استاد

خب مسلما اولین قدم بررسی کامل وبسایت استاد های مورد نظر هست. مواردی که باید توی وبسایت استاد مورد توجه قرار بگیره:

  1. موضوع ریسرچ و پروژه های سال های اخیر (حالت مطلوب ،آگاهی شما نسبت به paper های اخیرا چاپ شده استاد است مخصوصا اگر استاد مورد نظر اهمیت زیادی برای شما دارد.)
  2. توجه به دانشجویان مستر و دکترا گروه استاد مورد نظر ( توجه به این موضوع می تونه به شما احتمالا کمک کنه تا متوجه بشید که استادمورد نظر بیشتر دانشجوی مستر ترجیح می دهد یا phd و باید توجه داشته باشید که آیا دانشجویان به نظر اینترنشنال هستن یا خیر، چرا که ممکن است برخی استاد ها به خاطر هزینه بالای دانشجویان اینترنشنال تمایلی به گرفتن این دانشجویان نداشته باشند و این تمام پترن هایی ست که میشه به اون ها توجه کرد)
  3. بعضی ار اساتید ممکن است تحت عنوان Prospective Student و یا عناوین دیگر شرایط لازم برای دانشجویان آینده خود را ذکر کرده باشند. شرایط می تونه به سادگی این باشه که ایمیل نزنید 🙂 و یا می تونه توجه به استفاده از برخی کلید واژه در ایمیل باشه و یا شاید اسکیل هایی که مورد توجه استاد هست و شما می تونید به خوبی روی اون ها در ایمیل تاکید کنید و یا حتی طول ایمیلی که ترجیح می دن چطور هست و …
  4. درست کردن اکسل از کل اطلاعات مهم استاد ها : حافظه ما قابل اطمینان نیست. اولش سخته و شاید بی دلیل به نظر برسه، اما از من داشته باشید که روزی می رسه که همه اطلاعات رو قاطی می کنید. پس کاری که بهتره، اینکه از همون اول هر چیزی که لازمه رو ثبت کنید که از نظر من شامل این موارد هست: اسم، دپارتمان،اسم گروهی که احتمالا با اساتید دیگر مشترک دارن، درجه علمی استاد، پترن مربوط به دانشجویان مستر یا phd در سال های اخیر، نکات احتمالی ذکر شده برای نحوه ایمیل زدن، تاریخ ایمیل اولیه زده شده به استاد، تاریخ ریماندر های احتمالی و موضوع ریسرچ و پروژه های اخیر

محتوای ایمیل

اگه تو سمینار های مختلف how to apply شرکت کنید احتمالا همشون بهتون بگن که ایمیل باید کوتاه باشه که استاد حوصله خوندن اون رو داشته باشه، ولی من به شخصه نتونستم خودم رو توجیه کنم که کوتاه بنویسم و تجربه من گرفتن اسکایپ از استاد هایی هست که جواب گرفتن ایمیل ازشون سخت بوده و باعث تعجبم شده. پس من به شخصه موافق نیستم با ایمیل کوتاه و نمی دونم اگر کوتاه باشه چه جوری می تونه توجه استاد رو جلب کنه که ایمیل رو باز کنه و اصلا توجهی بشه ولی مسلما ممکنه استاد هایی باشن که اصلا حوصله ایمیل طولانی نداشته باشن. به نظر من طول ایمیل واقعا به رزومه اپلای کننده هم مربوطه. شما فرض کنید اپلای کننده کسی هست با رنک 1 ، معدل بسیار بالا و حوزه کاری بسیار نزدیک به استاد و درس های مرتبط پاس شده، خب این شخص به راحتی می تونه توی یک ایمیل کوتاه دقیقا همین مواردی که اشاره کردم رو در چند خط توضیح بده و ایمیل کوتاه و تاثیر گذاری داشته باشه. ولی اگر شخص اپلای کننده ویژگی های ممتازش نا واضح و نیاز به توضیح داشته باشه یا انقدر ایده آل نباشه، ترجیح شخصی من ایمیل بلند هست. بعضی اوقات ایمیل طولانی ما رو به این سمت متمایل می کنه که ایمیل هامون شبیه یک تمپلیت باشه که هی داریم تکرارش می کنیم و این اصلا جالب نیست و باید حتما ازش جلوگیری کنید.

ایمیل باید شامل سه بخش اصلی باشه:

  1. بخش اول: شامل توضیح درمورد خودتون و نکته ای که باعث شده به استاد مورد نظر ایمیل بزنید.
  2. بخش دوم: مهارت و ویژگی های شما که باعث میشه کاندیدای مناسبی باشید
  3. بخش سوم: تشکر از وقتی که برای شما اختصاص داده شده و مشخص کردن هدفتان برای ادامه دادن در کدام مقطع تحصیلی و اشاره به فایل رزومه اضافه شده به ایمیل
  • در پست های آینده نمونه ای از ایمیل ها قرار داده خواهد شد.

پیگیری و صبر پیش از سابمیت اپلیکیشن 🙂

خب اگر نظر من رو بخواید این مهمترین کاریه که باید در این پروسه انجام بدید. تجربه شخصی من پذیرش از استادیه که 6 ماه جواب ایمیل من رو نداد با وجود اینکه ایمیل ها رو می دید و بعد متوجه شدم که وقتی برای بررسی ایمیل ها تا اون زمان نداشته.

بهترین کار اینکه شما ایمیل زدن رو خیلی زود شروع کنید تا فاصله لازم رو داشته باشید برای ایمیل زدن به استاد های دیگه ای که در دپارتمان و یا حتی گروه مشترکی با استادی هستن که ایمیل زدید و جواب شما رو ندادن. واسه همینه که اطلاعاتی که در اکسل ثبت کردید درمورد دپارتمان و گروه هایی که استاد توشون عضو هست اینجا به شما خیلی کمک می کنه و خیلی جدی باید حواستون بهش باشه. نظر من اینه که شما حق دارید بعد از دو هفته به استاد ریمایندر بزنید و اگر بعد از دو ماه جوابتون رو نداد به استادی که در گروه مشترکی با استاد اولیه هست هم ایمیل بزنید ولی باید حواستون باشه که متن ایمیل به صورتی نباشه که نشون بده شما به جز استاد مورد نظر هیچ انتخاب دیگه ای ندارید چون به هر صورت استاد ها هم مثل ما آدم هستند و ممکنه با هم صحبت کنند :). یک نمونه از ایمیل برای ریمایندر می تونه به صورت زیر باشه:

Dear Professor Eagleson,I was wondering if you’ve had time to read the email that I sent you on February 25th. If not, could you please take a moment and read it?
If you already have, thank you
Kind Regards, 
Romina Eliasi

نکته دیگه ای که می تونید استفاده کنید اینکه اگر ایمیل بلندی به استاد زدید و بعد از چندین بار جواب نگرفتید، می تونید فرض کنید این استاد جزو افرادیست که حوصله بررسی ایمیل های بلند رو نداره و ایمیل های خودتون رو کوتاه کنید.

پیگیری و صبر پس از سابمیت اپلیکیشن 🙂

وقتی که سابمیت کردین اپلیکیشن رو باید سعی کنید ارتباط رو همچنان چه با استاد هایی که جوابتون رو دادن و امیدوارید په استادی که جواب نداده ولی همچنان براتون اهمیت داره حفظ کنید و ذکر کنید که برای دانشگاه اپلای کردید و امشون رو در اپلیکیشنتون ذکر کردید. در صورتی استادی قول پذیرش به شما داده سعی کنید نظرش رو درمورد اینکه پیشنهادش برای اینکه شما چطور خودتون رو می تونید آماده تر کنید چیه ؟ مثلا خودندن چه مقالات و یا پاس کردن چه درس های آنلاین و یا اختیاری رو به شما توصیه می کنه و همیشه توجه داشته باشید به خاطر وقتی که بهتون اختصاص میده ازشون متشکر باشین 🙂 .

در پست آینده نمونه ای از ایمیل ها و مطالبی که شاید بعدا به عنوان ضمیمه لازم باشه رو باهاتون به اشتراک می ذارم.

امیدوارم که بتونه کمک کننده باشه :).

امتیاز شما به این مطلب؟

1 >----------------------> 5

رومینا
کارشناسی برق دانشگاه تهران UT سال دوم ارشد برق دانشگاه تورنتو UofT در دست بررسی 🙂